Zeitnachweis Time Sheet

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  • HRN10152
   •     teilautomatisiertes Excel-Sheet zur Arbeitszeiterfassung,... mehr
Produktinformationen "Zeitnachweis Time Sheet"

 
 •     teilautomatisiertes Excel-Sheet zur Arbeitszeiterfassung, ohne Makro-Programmierung!

 •     sofortige Einrichtung und Umsetzung nach KISS-Prinzip (simple & stupid):
       1) Time-Sheet-Einrichtung durch Zeitdatenbeauftragten
       2) Arbeitszeitenerfassung und Time-Sheet-Pflege durch Mitarbeitenden
       3) Time-Sheet-Finalisierung /Auswertung durch Abrechnung
 •     einfache Handhabung für alle Beteiligten
       hohe Delegierbarkeit der Administration an Mitarbeitenden (geringer Vorbereitungsaufwand der Time-Sheets)
 •     nur eine Time-Sheet-Vorlage für alle 12 Kalendermonate
 •     Reporting-Kurzübersicht am Monatsende (Monatsstundensaldo, Anzahl Krank-, Urlaubs-, Bereitschaftstage, etc.)
 •     Auswertbarkeit durch standardisierte Begrifflichkeiten in Dropdown-(Auswahl)-Listen gegeben
 •     Schnelle Erkennbarkeit von abrechnungsrelevanten Abweichungen / Sonderfällen durch farbliche Zeilen-Kennzeichnung und Symbole
 •     Bedienungs- und Anpassungsanleitung in der Excel-Mappe

Hinweis:

Dieses Produkt wurde mit Microsoft Excel 2016 erstellt. Es sollte für alle Excel-Versionen funktionieren, die standardmäßig mit dem .xlsx-Format arbeiten (ab Excel 2010). Da nur Standard-Formeln und -Formate verwendet wurden, sollte es hier auch grundsätzlich keine Kompatibilitätsprobleme geben.
Wir haben das Produkt mit allergrößter Sorgfalt und Detailliebe entwickelt, können aber nicht für einwandfreie Kompatibilitäten zwischen den unterschiedlichen Microsoft-Excel-Versionen garantieren.
Es steht Ihnen frei das erworbene Produkt für Ihre internen Zwecke und Verwendungen nach Belieben zu verändern. Eine kommerzielle Nutzung (z.B. Verkauf, Vermietung, etc.) auch auszugsweise / in Teilen, ist ohne unser schriftliches Einverständnis jedoch nicht zulässig.

FAQs (Fragen und Antworten zum HR|next-Universal-Time-Sheet)

Für welche Fälle kann ich das HR|next-Universal-Time-Sheet einsetzen?

Zum Beispiel …
- zur Dokumentation / zwecks Nachweises von Arbeitszeiten von GfBs (für die Sozialversicherung)
- zur Dokumentation von Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, die nicht im regulären Zeitwirtschaftssystem geführt werden (z.B. Vertrauensarbeitszeitlern),
  aber nach dem neuen EuGH-Urteil arbeitszeiterfassungspflichtig sind
- als Notfalllösung bei Ausfällen des Zeitwirtschaftssystems
- zur Dokumentation / zwecks Nachweises von Arbeitszeiten im Rahmen von Kurzarbeit
- zur Dokumentation / zwecks Nachweises in Spezialfällen (z.B. Projektbezug, Ausländerbesuchsarbeit)
- zur Dokumentation / zwecks Nachweises in Disziplinarfällen

Kann das HR|next-Universal-Time-Sheet für alle Arten von Mitarbeitenden / Modelle verwendet werden?

Grundsätzlich ja, aber in solchen Fällen müssen verschiedene Master erstellt werden, die z.B. die Arbeitszeit- und Pausenregelungen von Azubis oder Minderjährigen berücksichtigen.
Für nicht-deutschsprachige Mitarbeiter lässt sich das Time-Sheet auch in andere Sprachen übersetzen, solange das Betriebssystem den Zeichensatz ermöglicht.
Das Prinzip dieser Arbeitszeiterfassung basiert grundsätzlich auf Vertrauen gegenüber mündigen Mitarbeitenden.

Welche minütliche Zeiterfassung ist mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet möglich?

Der Mitarbeitende kann minutengenau seinen Arbeitsbeginn und das Arbeitsende erfassen oder Sie vereinbaren Vorgaben zur 5- bzw. 15-minutengenauen Erfassung.

Werden Pausenregelungen berücksichtigt? Wenn ja, wie?

Ja, Pausenregelungen werden berücksichtigt, aber (noch) nicht automatisch. Der Mitarbeiter sollte die entsprechende Pausenzeitvorgabe nach Vorgabe selbst pflegen (gem. Hinweis in Spaltentitel), um keine vollständigen Überprüfungen vornehmen zu müssen.

Lassen sich Überstunden mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet erfassen?

Überstunden werden errechnet und im Monatsstundensaldo ausgewiesen. Für den erfassenden Mitarbeitenden besteht die Möglichkeit am Tag des Überstundenaufbaus einen Vermerk bei den Bemerkungen zu machen, z.B.: 2 Std. in Absprache m. Vorgesetztem

Lassen sich Monatsstundensalden auf dem HR|next-Universal-Time-Sheet übertragen?

Ja. Stundensalden können manuell auf das Folgemonats-Time-Sheet übertragen werden (bei Einrichtung einer Jahresarbeitsmappe mit 12 Monatssheets auch Verknüpfung / automatische Übertragung zwischen den Monaten einrichtbar). Sowohl Überstunden als auch Minusstunden lassen sich dabei übertragen.

Lassen sich mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet Zeiten kappen?

Am Monatsende im Rahmen des Monatssaldenausweisens, ja.

Lässt sich mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet auch Samstags- und Sonntagsarbeit abbilden?

Ja, inkl. Freizeitausgleichen.

Lassen sich mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet auch Rufbereitschaften und Einsätze abbilden?

Ja (siehe Lasche Anwendungsbeispiel).

Lässt sich mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet auch Krankheit während Urlaubs-/Ausgleichstagen erfassen?

Ja (siehe Lasche Anwendungsbeispiel).

Funktioniert das HR|next-Universal-Time-Sheet mittels Makro?

Nein, es wurde keine Makro-Programmierung für die Erstellung des HR|next-Universal-Time-Sheets verwendet.
Die Automatisierungen laufen sämtlich über Formeln ab.

Habe ich volle Verfügung über das HR|next-Universal-Time-Sheet oder sind Teilbereiche verschlossen?

Sie haben volle Verfügung über das HR|next-Universal-Time-Sheet, so als ob Sie es selbst erstellt hätten. Es gibt keine nicht-zugänglichen Bereiche. Wenn im Übrigen in der Anleitung von Blattschutz die Rede ist, dann geht es immer nur darum, dafür zu sorgen, dass der Anwender im Rahmen der Zeiterfassung nicht ausversehen Logiken zerstört bzw. Formeln löscht.

Wie manipulationssicher ist die Arbeitszeiterfassung?

Es handelt sich hier um eine reine Arbeitszeiterfassung - was immer erfasst wird, wird erfasst.
Um die Erfassung "abzusichern" kann man am Monatsende die Abzeichnung des ausgedruckten Stundennachweises vom Mitarbeiter einfordern.
Außerdem besteht die Möglichkeit den Zeitnachweis auf einem Laufwerk zu führen auf das der Mitarbeitende und ein Zeitdatenbeauftragter zugreifen können (analog Dropbox in der Cloud) - so können im Zweifelsfall auch Stichproben erfolgen. Letztlich gibt es noch die Möglichkeit mit revisionssicheren Apps gegen die Aufzeichnung zu stempeln und im Zweifelsfall deren Journaldaten mit den eingereichten Aufzeichnungen zu vergleichen.

Lässt sich das HR|next-Universal-Time-Sheet auf meine individuellen Bedürfnisse anpassen?

Selbstverständlich. Als Erwerbender dürfen Sie für Ihre internen Zwecke x-beliebige Anpassungen vornehmen.
Auch die Listen / Kataloge für die Gründe sowie die Bemerkungen / Erläuterungen können einschließlich
deren Auswertungen individualisiert werden (siehe Reiter So wird's angepasst).
Sie können solche Anpassungen selbst vornehmen oder auch per Beauftragung durch uns vornehmen lassen.

Welche weiteren Automatisierungen sind mit dem HR|next-Universal-Time-Sheet möglich?

Ausblick - nicht Bestandteil des derzeitigen Produktumfangs!
Die Arbeitszeiterfassungsdaten lassen sich mittels Makroprogrammierung in eine Gesamttabelle überführen. Über diese Gesamttabelle kann man dann auch Plausibilitätsprüfungen laufen lassen. Nach letzten manuellen Korrekturen könnte dann im Anschluss eine CSV-Datei erzeugt werden. Die CSV-Datei könnte in das Abrechnungssystem eingelesen werden.

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