Ein Wechsel der Gehaltsabrechnung ist ein anstrengendes Projekt, was in Summe auch kaum Lorbeeren einbringt. Das Ziel einer Migration ist die Wiederherstellung der Entgeltabrechnung, die in der Regel ja eh schon läuft – mal besser, mal schlechter. Der Grund einer Migration bzw. ein Wechsel der Software bzw. Anbieters mag unterschiedlich sein. Einmal wird die „alte“ Software-Wartungen gekündigt und man zwingt den Kunden auf eine neue Plattform, manchmal ist man unzufrieden mit dem aktuellen Produkt oder der Dienstleistung und manchmal liegt es an einer strategischen IT-Landschaft, in die das alte Produkt nicht mehr passt. Siehe hierzu unser Blog-Eintrag. Denn eine Payroll ist immer eingebettet in die komplette HR-IT-Landschaft und kann nicht einfach losgelöst betrachtet werden.
Alle haben eines gemeinsam. Der Weg ist der gleiche und der Weg ist steinig. Eine Payroll Migration ist immer noch aufwändig, auch wenn einige Anbieter dies schönreden möchten. Das Projekt gliedert sich in zwei Phasen. Einmal in die Phase Software-Auswahl und einmal in die Phase Software-Migration. Idealerweise startet die Software-Auswahl nach der Definition der strategischen IT-Landschaft
Widmen wir uns zunächst der Phase Software-Auswahl, die in folgenden Phasen verläuft:
Monat 1:
1. Klären aller Beteiligter (Einkauf, IT, Datenschutz, Fachbereich etc.)
2. Ermittlung der IST Kosten der aktuellen Anwendung sowie der aktuellen IST HR-IT-Landkarte
3. Definition der Fachanforderungen und IT-Prämissen, Schnittstellen, ggf. Workflows
Monat 2:
4. Erstellen einer Dienstleister Long-List
5. Anfordern von Einkaufsbedingungen beim Einkauf und Rahmenbedingungen für den Datenschützer
6. Ausschreibung erstellen
Achtung kalkulieren Sie ca. 3 Wochen für die Rückmeldung der ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen
7. Versand der Ausschreibung an potenzielle Dienstleister bzw. Veröffentlichung der Ausschreibung
Monat 3:
8. Auswertung der Rückmeldungen, Ergebnis-Aufbereitung und Zwischenpräsentation (Kosten und Anforderungen)
9. Festlegung der Short-List
10. Agenda definieren für die Anbieter Präsentation, Terminierung und Einladung der Dienstleister
Monat 4 bis Monat 6:
11. Anbieter Präsentation finden statt
12. Ergebnisaufbereitung (Scoring Tabelle) und Entscheidungsphase
13. Finalisieren/Konkretisierung des Angebots mit dem Anbieter
14. Übergabe an den Einkauf: Vertragsverhandlungen
Übergabe an den Datenschutz: Prüfen der Datenschutz-Anforderungen und Dokumente
15. Verträge prüfen (TIPP: geben Sie sich bereits in einem frühen Stadium die blanko Verträge zur Prüfung, damit sparen Sie wertvolle Zeit im Projekt. Üblicherweise nehmen die Vertragsverhandlung aber insbesondere die Vertragserstellung – also das Wording der Verträge ca. 2 Monate in Anspruch)
16. Klären der Altdaten-Archivierung (wo bleiben die Altdaten? Fallen hier weitere Kosten an? Welche Kosten fallen an für die Migrationsunterstützung seitens des abgebenden Dienstleisters an?
17. Budgetplanung für das Migrations-Projekt (berechnen Sie auch das Anpassen von Schnittstellen – Export Schnittstellen zu Subsystemen sind im Payroll Projekt integriert – Import Schnittstellen zur Payroll auch – allerdings werden die Schnittstellen-Dienstleister auch Aufwände berechnen, die nicht im Payroll Projekt des Dienstleisters budgetiert sind.
Nach abgeschlossenem Auswahlverfahren folgt die Migrations-Phase.
Der Projektplan sollte bereits im August definiert werden, so dass ein Projekt im September starten kann. Achtung achten Sie im Projektplan auf alle Arbeitsschritte auch an die Schulungstermine der Sachbearbeiter und die Parallelabrechnung. Dies kann ggf. komplex sein, wenn mehrere Standorte mit dezentralen Einheiten betroffen sind. (Stichwort: Ressourcen während der laufenden Entgeltabrechnung)
Die Migrationsphase verläuft in der Regel in folgenden Schritten - Abweichungen je nach Software-Produkt möglich:
September
1. Kick-off und Terminierung des Projektplans (hier muss bereits abgestimmt werden, wie die Datenmigration erfolgt und wie bzw. wer die Daten in welcher Form vom Altsystem abzieht)
2. Lastenheft nochmals durchsprechen mit Dienstleister
3. Firmen-Informationen dem Dienstleister bereitstellen (Mandanten, Gesellschaften, Abrechnungskreise, Standorte etc.)
4. Lohnartenliste bereinigen und dem Dienstleister zur Verfügung stellen (Dienstleister mappt dann in der Regel die Lohnarten auf seine Lohnarten – dies erfolgt im gemeinsamen Workshop)
5. Tariftabellen und Besonderheiten zur Verfügung stellen
6. Abstimmung der Migrationstemplates mit dem aufnehmenden Dienstleister
7. Abstimmung der Migrationstemplates mit dem abgebenden Dienstleister (wer füllt die Daten? Ggf. externe Dienstleister beauftragen)
8. Ggf. Zeitwirtschafts-Schnittstelle für die Parallel-Abrechnung als Einmalabzug beauftragen, sofern Zeitzuschläge für die Parallel-Abrechnung relevant sind
9. Ggf. Durchschnittsberechnung für Parallel-Abrechnung beantragen
Oktober
10. Abzug der Daten und Import der Daten in das aufnehmende System (September Abrechnung oder Oktober Abrechnung – Achtung ab hier Parallelabrechnung bis Januar)
11. Import der Zeitwirtschafts-Daten (September oder Oktober Abrechnung)
12. Import der Durchschnitte (z.B. letzte 6 Monate aus der Abrechnung)
13. Schulung der Sachbearbeitenden
November
14. Parallelabrechnung wird durchgeführt – Fehler identifizieren und lösen
15. Schnittstellen realisieren (Fibu, AD, Zeitwirtschaft etc.)
16. Bereitstellen von sFTP Servern zur Bereitstellung der Ergebnisdokumente
Dezember
17. Auswertungen nachstellen (Reporting)
18. Vertiefende Schulung der Sachbearbeitenden
19. Altdatenarchivierung (ggf. Download von Daten und Dokumenten)
20. Schnittstellen finalisieren
Sollten Sie Fragen zur Software-Auswahl haben oder benötigen Sie Unterstützung im Projektmanagement Ihrer Migrationsprojekte, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Fragen beantworten wir gerne unter info@hr-next.de.
Nächste Woche vertiefen wir dann das Scoring der Anbieter.
Ihr HR|next Team
Möchten Sie unsere Neuigkeiten nicht verpassen? Dann registrieren Sie sich für unseren Newsletter.
