Softwareauswahl - leicht gemacht

Eine Software-Anschaffung kann aus zwei Gründen erfolgen. Entweder es existiert noch keine spezielle Software (aus welchem Grund auch immer) oder man ist unzufrieden mit der aktuellen Anwendung und sucht eine Ablöse. In beiden Fällen ist der Prozess des Auswahlverfahrens in der Regel gleich. Nur die spätere Implementierung/Migration ist unterschiedlich.

Der ideale Ablaufprozess zur Software-Auswahl sieht wie folgt aus:

1. IST-Aufnahme der aktuellen IT-Landschaft

2. Festlegung der HR-IT-Strategie

3. Lastenhefterstellung & Anbieter-Long-List

4. Auswertung der Rückmeldungen & Anbieter-Short-List

5. Anbieterpräsentation

6. Entscheidungsphase, Verhandlung & Umsetzungsplanung

Und wie lange dauert so ein Projekt?

Die Schritte 1 bis 3 können innerhalb von einem Monat relisiert werden. Allerdings benötigen potenzielle Systemanbieter dann ca. 3 Wochen um die Anforderungskataloge zu bearbeiten sowie Angebote zu erstellen. Mit Rücksendung und Auswertung der Ergebnisse verliert sich damit ein weiterer Monat. In Summe schätzt man den Aufwand vom Start bis zur Entscheidung auf ca. 3 Monate, die dann aber sportlich sind.

Am meisten Zeit verliert man am Ende durch die Vertragsverhandlungen. Software-Kaufverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge, Auftragsdatenverarbeitungen etc. sind umfangreiche Dokumente, die in der Regel seitens Anwälten geprüft werden. Schon inhaltlich ist der Aufwand hoch, die Punkte gemeinsam ins Reine zu bringen. Sprachlich/textlich werden dann ggf. einzelne Passagen von Verträgen in Nebenabreden seitens der Anwälte formuliert und eingebracht.

Als Fazit veranschlagt man für das Gesamtprojekt Auswahlverfahren ca. 6 Monate. In der Regel erfolgt im ersten Halbjahr das Auswahlverfahren und im zweiten Halbjahr dann das Umsetzungs/-Migrationsprojekt.

Möchten Sie mehr wissen über die detaillierten Milestones? Dann lesen Sie den Blog-Eintrag zur IST-Aufnahme der Kosten.

 

 

 

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