SAP Successfactors - Schnittstelle zu SAP Org.Mgt.

Unternehmen mit dem klassichen SAP HCM und Stellenplan (Org.-Mgt.) entscheiden sich womöglich für die internationale Plattform Successfactors, um dort Recruiting, Talent und Performance abzubilden. 

Das Herzstück von Successfactors (SF) ist das EC mit dem Stellenplan. Hier werden Stellen angelegt und darüber erfolgt dann auch die Stellenbesetzung. Somit ist eigentlich schon klar, dass SF zum führenden System werden sollte. In SF entstehen alle Daten (Bewerberdaten sowie Veränderungsdaten von Mitarbeitenden). Wer nun keine Lust hat, all diese Daten im SAP HCM nochmals abzutippen, der baut eine Schnittstelle. 

Die normalen Stammdaten zu synchronisieren wird nicht das Problem sein. Wer allerdings in SAP das Org.Mgt. nutzt, der sollte vorher schauen, wie und wozu der Stellenplan genutzt wurde.

Grundsätzlich macht es keinen Sinn einen Stellenplan in SF und in SAP zu verwalten. Also zwei unterschiedliche Stellenpläne - denn der Pfegeaufwand ist zu hoch. Eine Schnittstelle von SF zu SAP um den Stellenplan zu synchronisieren, wird nicht funktionieren, wenn die Strukturen nicht identisch sind. Das Ziel ist also, den Stellenplan in SAP aufzulösen. 

In vielen Fällen zeigt sich allerdings, dass 3 Probleme auftauchen:

  1. Der Stellenplan in SAP wurde mit virtuellen Gesellschaften/Abteilungen aufgebort zwecks Berechtigungen und Reportings. Die Realität zeigt einen anderen Stellenplan.
  2. Der Stellenplan wird genutzt, um in SAP automatische Emails an definierte Verteiler zu senden - in der Regel auch Verteiler, die in einer hierarchischen Logik stehen
  3. Der Stellenplan wird auch genutzt um Kennzahlen (Quoten) und Reports für Abteilungen zu generieren und ggf. sogar automatisch zu versenden.

Möchte man den Org.-Manager hier abstellen, dann gilt es die Funktionen anderweitig unterzubringen. Möchte ich beispielsweise eine Krankenquote pro Abteilung erhalten und stelle den Org.-Manager ab, dann habe ich zwar die Krankendaten in SAP aber keine Quote pro Abteilung. Die Org.-Zuordnung fülr die Quote wäre ja dann in SF. Nun könnte ich alle Daten zu SF bringen und dort mithilfe Analytics die Krankenquote bauen. Allerdings bedeutet dies, dass man alle Abwesenheitsdaten zu SF importieren müsste - oder man bildet eine Summe in SAP pro Mitarbeitenden und überführt dann monatlich Anzahl Krank o. Attest, Anzahl Krank m. Attest, Anzahl Kind Krank, etc. pro Mitarbeitenden. All dies scheint sehr aufwändig zu werden.

Eine mögliche Lösung bringt der SAP Query Manager. Dieses Tool ist in der Lage aus beiden Anwendungen (SAP & SF) Informationen zu holen und diese in einem Report zu verarbeiten. In diesem Fall greift der Query Manager in SF auf die Org.-Struktur und holt sich zudem aus SAP die Zeitwirtscahftsdaten, um am Ende die Krankenquote zu bilden.

Mithilfe des Query Managers können diese Reports dann auch per Email an definierte Verteiler weitergeleitet werden, so dass damit Punkt 2 und 3 erschlagen wird. 

Der Punkt 1 erledigt sich von selbst, sobald man sich geistig vom Org-Manager löst. Wenn der Stellenplan im EC führend ist und in SAP nicht mehr existiert, dann ist das SAP HCM nur ein Abrechnungstool. Hier kann man u.a. auch virtuelle Gesellschaften in Form von Kostenstellen und Mandanten anlegen.

Ihr HR|next Team

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