Die Implementierungsstrategie von Successfactors hängt sicher in erster Linie davon ab, welche anderen Systeme bereits vorhanden sind und wo der Druck am größten ist.
Sofern bereits ein Recruiting System vorhanden ist, würde man dieses externe System einfach mal belassen und sich auf das Modul SF/EC konzentrieren. Die Landing Page ist trotzdem Successfactors. Einfach einen Hyperlink einbauen zum Altsystem.
Wer allerdings noch über kein Recruiting System, der sollte und kann das Modul Recruiting direkt an den Anfang legen. Insbesondere da die Digitalisierung des Bewerbermanagement die Effizienz erhöht und den Datenschutz sicherstellt.
SF/EC zum führenden System machen
Grundsätzlich allerdings ist es ideal mit dem SF/EC zu starten, den Stellenplan aufzustellen und die Synchronisation mit dem SAP per Schnittstelle sicherzustellen.
Dabei sollten die SAP-Maßnahmen nach oben ins SF/EC gehoben werden. Belassen Sie es nicht mit den rudimentären Stammdaten im SF/EC, sondern es sollten alle vertragsrelevanten Informationen ins EC verlagert werden.
Das SF/EC wird künftig die Basis für die digitale Betriebsratsanhörungen und digitale Personalveränderungsmeldungen seitens Führungskräfte oder Mitarbeitenden.
Viel Arbeitsaufwand entsteht im Personalmanagement mit den Verträgen und sonstigem operativen Schriftkram. Deshalb bin ich ein Freund davon, das SF/EC auszubauen, bevor weitere Module aufgeschaltet werden.
In der Folge können digitale Workflows für Self-Services der Mitarbeitenden und Führungskräfte sowie digitale BR-Anhörungen etabliert werden.
Dokumentenerzeugung
Sobald das führende System das SF/EC ist und dort auch alle wichtigen Stammdaten der Mitarbeitenden sind, kann eine Dokumentenerzeugung etabliert werden. Denn auf der Grundlage können nun Verträge und Schriftgut auf der Basis der Stammdaten erzeugt werden. Die Workflows liefern die Veränderungsdaten im EC und die Dokumentenerzeugung bringt diese in das Dokument.
Onboarding
Mit den aufwändigen Prozessen der Vertragsveränderungen wurde nun bereits ein großer Hebel vom Datenschutz und der Effizienzerhöhung umgelegt. Die ganzen Meldungen zu Vertragsveränderungen erfolgen nicht mehr per E-Mail, sondern im geschlossenen System. Vorhandenen Daten werden genutzt und somit können 4-Augen-Prinzipien wegfallen. Die Datenqualität steigt.
Nun kann das Modul Onboarding etabliert werden, um neue Mitarbeitenden frühzeitig ins System zu bringen und beteiligte Dritte mit notwendigen Daten zu versorgen.
Performance & Goals
Am Ende des Onboardings steht die Probezeit mit ggf. einer Probezeitbeurteilung. Hierfür benötigen wir das Performance & Goals, wenn wir es nicht bei einem simplen – „ja bestanden“ – belassen wollen. Auch digitale Mitarbeitergespräche können etabliert werden, oder Zeugnisbewertungen, die mithilfe der Dokumentenerzeugung dann ordentliche Zeugnisse liefert.
Der Aufbruch in die digitale Personalentwicklung hat gestartet.
Learning
Digitale Mitarbeitergespräche fordern dann digitales Lernen, was mit dem Modul Learning hervorragend gelingt. Analog oder online – Einzelseminar oder Gruppe – je nach Wunsch kann der Seminarkatalog in SF hinterlegt werden. Damit steht nun auch die digitale Bildungshistorie.
Recruiting
Um den Führungskräften ein integriertes Arbeiten zu ermöglichen, löst man nun das bereits vorhandene Recruiting System durch SF/Recruiting ab. Ab dem Zeitpunkt ist man im geschlossenen System. Der Bewerber bewirbt sich und bleibt bis zu seinem Exit in Successfactors.
Anmerkung:
Aber Achtung. Nicht jeder, der in SAP auch abgerechnet wird, muss in Sucessfactors. Rentner beispielsweise benötigt man nicht zwingend. Denn die Rentabilität deren Digitalisierung ist höchst gering. Rentner ziehen selten um, ändern eher weniger die Bankverbindung und die Krankenkasse schon gar nicht. Da sich die Rente auch nicht häufig ändert, braucht man auch keinen digitalen Entgeltnachweis. Man schickt einfach nur bei Veränderungen einen Nachweis.
Auch Zeitarbeitsmitarbeitende, die in SAP häufig wegen der Zeitwirtschaft hinterlegt sind, werden kaum in Successfactors benötigt. Außer, man möchte sie im Stellenplan hinterlegt haben.
Wer viele Zeitarbeitsmitarbeitende hat, sollte die Prozesse der Rekrutierung und Abwicklung allerdings nicht versuchen, in Successfactors reinzudrücken. Dafür gibt es im Standard einfach bessere Systeme.
Ihr HR|next Team
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