Mit Start von Corona wurde beinahe jedes Projekt auf Eis gelegt. Primär waren alle Unternehmen damit beschäftigt, Möglichkeiten zu schaffen, digital zu arbeiten. Doch bereits nach ein paar Monaten haben die ersten Unternehmen wieder Fahrt aufgenommen. In 2021 wurden auch die Digitalisierungs-Projekte im Personalbereich wieder freigegeben und somit für viele der Start in die Software-Auswahl. Ende 2020 und auch noch eine Weile in 2021 erfolgte die Zusammenarbeit mit IT-Herstellern bzw. IT-Dienstleistern ausschließlich online. Die Präsenz Termine existierten nicht mehr. Software-Vorstellungen erfolgten in Halbtages-Workshops aber online, was viele als sehr anstrengend empfanden. Auf einem kleinen Bildschirm Masken in mini Schriftform anzuschauen und am Ende zu entscheiden, welche Software wohl die bessere wäre, grenzte schon an eine Höchstleistung.
Als die Lockerungen kamen, gab es ein Entspannen und alle hofften auf neue gemeinsame vor-Ort-Präsentationen. Allerdings hatte sich der Markt hier in der Zwischenzeit schon gedreht. Die IT-Dienstleister fanden es toll, dass sie nahtlos aneinanderreihende online Vorstellungstermine durchführen konnten. Es gab keinen Zeitverlust mehr aufgrund Dienstreisen. Wo vorher ein Vertriebsmitarbeitender ggf. ein oder maximal zwei Termine wahrnehmen konnte, sind es nunmehr drei oder sogar vier Termine täglich. Im Rahmen von Ausschreibungen und Vorstellungen zur Präsentation werden Präsenztermine nun teilweise abgelehnt. Und zwar genau mit diesem Argument. Andere IT-Dienstleister sprechen offen über deren potenzielle Chancen. Wenn die prozentuale Wahrscheinlichkeit nicht hoch genug ist, dann lehnen sie vor-Ort Termine ab. Wir sind in einem Digitalisierungs-Boom angekommen. Software-Dienstleister und Hersteller können es sich offensichtlich erlauben, auf die persönliche Beziehung, die früher in gemeinsamen Präsenz-Terminen stattgefunden hat, zu verzichten.
Im Rahmen dieses Digitalisierungs-Booms schlagen wir vor, das langjährig erprobte Standard-Auswahlverfahren anzupassen. Wichtig sind immer noch die Anforderungen bzw. das Lastenheft. Allerdings empfehlen wir, die Anforderungen grundsätzlich auf einer etwas abstrakteren Ebene zu lassen. Im Rahmen eines HR-IT Strategie Workshops können die Anforderungen in ein HR-IT Konzept gegossen werden. Mit diesem Konzept kann bereits eine potenzielle Anbieterliste erstellt werden (short list). Auf dieser Ebene erfolgen dann Online-Präsentationen der Software. Erst nach dieser Runde und idealerweise wird der Kreis der Anbieter hier noch enger, erfolgt die Definition eines Lastenheftes. Ab dem Zeitpunkt sprechen wir von maximal 3 Anbieter, die Lastenhefte ausfüllen müssen. In dem Rahmen können die Kosten sowie die Anforderungen dann detailliert verglichen werden. Das halten wir fair für alle Parteien.
In den nächsten Wochen werden wir unsere Lastenhefte in eine abstraktere Form überarbeiten, so dass wir Ihnen eine Kurzfassung der Anforderungen anhand einer Checkliste zur Verfügung stellen können. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
Ihr HR|next Team
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