Letzte Woche sprachen wir über die Vorgehensweise einer Software-Auswahl. Im Rahmen des Auswahlverfahrens erfolgt das Scoring, das wir in diesem Blog vertiefen wollen.
Das Scoring sollte idealerweise bereits mit Start eines Auswahlverfahrens festgelegt werden und nicht erst, wenn die finalen Anbieter stehen.
Ein Anbieter Scoring umfasst folgende Punkte:
- Kriterien
- Gewichtung
- Bewertungsmöglichkeiten
- Ranking
Kriterien:
Die Kriterien in einem Scoring gliedern sich für den Personalbereich in der Regel in mehrere Hauptbereiche, die dann noch vertieft werden. Folgende Kriterienliste zeigt sich dabei häufig:
- Fachanforderungen
- Usability
- IT-Anforderungen
- Dienstleister/Hersteller
- Kosten
Die Fachanforderungen beziehen sich auf die fachlichen Anforderungen des Personalbereichs z.B. ob ein Bewerber-System auch eine Karriere-Seite beinhaltet oder ob man auch Anzeigenkosten bei der Stelle pflegen kann. In der Regel existierte im Vorfeld ein Lastenheft, das die Anforderungen definierte. Auf der Basis der Anbieter-Rückmeldungen kann hier eine Bewertung vollzogen werden – also inwiefern unterscheiden sich die Systeme inhaltlich. Wichtig ist dabei auch, dass man K.O. Kriterien nicht in die Bewertung mit einfließen lässt. K.O.-Kriterien hätten dazu geführt, dass ein System gar nicht erst in das Scoring kommt.
Fachliche Anforderungen sind z.B. Hauptbereiche wie Recruiting, digitale Akte, Reisekosten, Lohn & Gehalt, Zeitwirtschaft, Controlling etc. Man bewertet also einzelne Module. Tiefer erfolgt die Bewertung nicht. Wenn es ein Vorteil ist, ein System ggf. auch international ausrollen zu können, dies aber kein K.O. Punkt ist, dann kann dieses Kriterium als ad-on aufgenommen werden.
Bei dem Punkt Usability gibt es unterschiedliche Meinungen. Teilweise wird die Usability im 1. Punkt mitberücksichtigt. Wer zwei Punkte daraus machen möchte, der unterscheidet einerseits über die Funktion der Anforderungen und separat über die Usability. Sprich: Funktion ist gut, aber Usability ist schlecht.
Unter dem Punkt IT verstehen wir die Geo-Redundanz, das Rollen/Berechtigungskonzept, Workflow-Möglichkeiten, Schnittstellen und Datenschutz-Konzept etc. Die Geo-Redundanz beinhaltet das Ausfallrisiko des Rechenzentrums. Also gibt es gespiegelte Rechenzentren und wie weit sind diese voneinander entfernt. Die IT bringt hier häufig das Risiko eines Erdbebens, so dass gespiegelte RZ nicht in der gleichen Stadt sein dürften.
Unter dem Bereich Dienstleister/Hersteller verbirgt sich ggf. die Bonität des Dienstleisters, das Partner-Konstrukt – also die Möglichkeit alternative Dienstleister zur Betreuung einzuschalten, sofern ich mit dem aktuellen Dienstleister nicht zufrieden bin, ohne dass ein Systemwechsel relevant wird. Viele betrachten hier auch den Support und die Kundenbetreuung, deren Bewertung allerdings eher über Referenzen einzuholen ist.
Zu guter Letzt kommen noch die Kosten als Kriterium dazu. Da die Kosten in der Regel eine hohe Gewichtung haben, sollte man bei der Bewertung der Angebote gut aufpassen. Unterscheiden sich die Anbieter kostenmäßig gering, zieht eine tiefere Bewertung hier ggf. unverhältnismäßig die Gesamtbewertung runter. Sprich der Dienstleister verliert dann hier entsprechend viele Punkte, obwohl sich die Kosten ggf. nur gering unterscheiden. Und damit kommen wir schon zur Gewichtung.
Gewichtung:
Die beiden wichtigsten Punkte sind in der Regel die Fachanforderungen sowie die Kosten. Je nach Unternehmen stehen die Kosten stärker im Vordergrund. Die Gewichtung der Hauptkriterien bricht sich dann runter auf die Teilmodule. Hier kann man nochmals einzelne Module stärker gewichten. Z.B. wird die Payroll höher gewichtet als eine Akte.
Abstufend zu den beiden Kriterien kommen dann Usability, IT und Dienstleister. Häufig beläuft sich hier die prozentuale Gewichtung eher bei 5 – 10 Prozent. Am Ende ergeben alle Kriterien zusammen die 100%.
Bewertung:
Nun erfolgt die Bewertung der einzelnen Kriterien. Die Bewertung ist in der Regel ein Punkteverfahren. Z.B. sehr gut ergibt 5 Punkte, gut 4 Punkte etc. Am Ende gewinnt derjenige mit den meisten Punkten. Es ist nicht zwingend notwendig, dass jede Bewertung pro Kriterium nur einmal vorkommt oder zwingend vorkommt. Als Beispiel: Anbieter 1 und 2 haben fast gleiche Kosten und Anbieter 3 dafür extrem hohe Kosten. Hier kann man nun für Anbieter 1 und 2 jeweils 5 Punkte vergeben und dafür dem Anbieter 3 nur 3 Punkte oder noch weniger. Ich verweise nochmals kurz auf meine o.g. erwähnte Anmerkung zum Verzerren der Bewertung. Insbesondere bei Kriterien mit einer hohen Gewichtung muss man darauf achten, ob die Punktevergabe mit einer Abstufung 5, 4, 3 etc. sinnvoll und fair ist. Ggf. kann hier auch mit 4,9 bewertet werden, um in unserem Fall Anbieter 2 nicht zu sehr zu bestrafen. Bei den hohen Gewichtungen zieht diese Bewertung ansonsten den Anbieter so stark ins Negative, dass die anderen Kriterien dann belanglos werden.
Zur Unterstützung Ihres Scorings haben wir in unserem Portal eine Hilfsdatei erstellt. Hier können Sie dann Ihre Kriterien, Anbieter und Bewertungen ergänzen bzw. löschen.
Sollten Sie noch Fragen haben, dann helfen wir Ihnen gerne weiter.
Ihr
HR|next Team
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