HR-IT (HR-Software)

Warum es besser ist, sich vorzubereiten!
Eigentlich ist es kein Hexenwerk eine digitale Personalakte einzuführen, sondern vielmehr Fleißarbeit. Doch manchmal zeigen sich im Projekt Stolpersteine, die das Projekt verzögern oder sogar verteuern. Wie bereitet man sich am besten auf so eine Einführung vor?

Warum ist eine HR-IT-Strategie so wichtig!
In unserem konkreten Fall steht der Kunde vor der S4Hana Migration. Man könnte meinen, dass dieses große Projekt bezogen auf eine HR-IT Strategie irrelevant wäre. Denn es wird ja nur die „alte“ HCM-Welt in die Cloud geschoben. Die Datenbank ändert sich und im Hintergrund ist viel Arbeit zu leisten. Warum sollte trotzdem die strategische IT-Landkarte geklärt sein?

Viele Unternehmen haben es schon geschafft. Einige stehen noch vor der Herausforderung.
Wie Sie dabei vorgehen und was Sie klären müssen, haben wir für Sie in einer ausführlichen kostenlosen Checkliste vermerkt.

Kennen Sie das auch?
Jedes Mal, wenn Sie als Personaler über eine neue HR-Software nachdenken, stellen Sie sich die gleichen Fragen.
Wer soll die Software nutzen? Wie viele Lizenzen werden benötigt? Für welche Gesellschaften national oder international soll sie ausgerollt werden? Welche Sprachen sollen genutzt werden? Und welche Schnittstellen sind notwendig?
Mittlerweile verlieren Sie auch den Überblick bei der ganzen Puzzle-Landschaft. Und die IT-Abteilung äußert auch schon Konsolidierungswünsche.
Nichts leichter als das. Eine HR-IT-Strategie ist kein Hexenwerk. Mit dem kostenlosen Leitfaden, erarbeiten Sie Ihre HR-IT-Strategie spielend.

Können Personalabteilungen künftig nur noch mit Schlauheitspillen existieren, um der Komplexität gewachsen zu sein?

Häufig werden Prozessbeschreibungen erstellt, um klare Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe festzuhalten. Insbesondere für neue Mitarbeitende sind solche Beschreibungen dienlich. Allerdings haben diese Beschreibungen alle einen Haken. Die einstmalige Beschreibung ist relativ schnell veraltet, weil niemand die Prozessbeschreibung aktualisiert. Hinzu kommt, dass die Prozessbeschreibungen als operative Unterstützung für die Mitarbeitenden völlig unpraktisch sind. Kaum jemand sucht im Ordner oder auf einem digitalen Laufwerk nach einer Prozessbeschreibung, wenn man nicht weiß, wie der Prozess erfolgt. Ein weiterer Nachteil ist, dass viele kleine Schritte, bei denen just Fehler erfolgen, im Prozess nur pauschal als Arbeitsschritt vermerkt sind. Eine detaillierte Handlungsanweisung ist nur in einer manuellen Checkliste hinterlegt.

Mit eplas.HR haben wir digitale Vorgänge entwickelt, die den ganzen Ablaufprozess umfassen, alle Beteiligte inkludieren und Systemübergreifend agieren. Schauen Sie sich unser Video an und lassen Sie sich inspirieren.

Endlich ist es soweit. Der neue eplas.HR Auftritt ist lanciert.
In einem Redesign zeigen sich die Internetseiten rund um den Prozessleitstand und seinen Anwendungsmöglichkeiten in moderner Frische. Lassen Sie sich durch die anschaulichen Bilder und Videos inspirieren.

In vielen HR-Systemen sind die Prozesse und Aufgaben zwar digital vorhanden, was allerdings beinahe in jeder Anwendung fehlt, sind die Checklisten.
Checklisten sind für Sachbearbeitende das A und O. Sie sichern den Ablaufprozess, so dass man nichts vergisst. Sie werden als 4-Augen-Prinzip genutzt und archiviert und sie vermitteln Know-How, um zielgruppenspezifische Abweichungen bei den Prozessen zu verdeutlichen. Mittlerweile werden diese Vorgangschecklisten auch als QS-Check in den Akten abgelegt. Doch leider existieren diese Checklisten in den HR-Systemen nicht. Man kann zwar Checkboxen bei den jeweiligen Masken implementieren, eine Vorgangscheckliste die über mehrere Aufgaben und auch über mehrere Tage/Wochen sogar auf Wiedervorlage gelegt werden kann, existiert nicht. Welche Alternativen es dennoch gibt, lesen Sie in diesem Blog.

In den ersten Blogs haben wir startend aus der IST-Erhebung die HR-IT-Strategie entwickelt. Im letzten Blog dieser Reihe möchten wir einen kleinen Einblick in die Implementierungsstrategie sowie in einen möglichen Zeitplan werfen.
Darüber hinaus wollen wir einen Überblick über mögliche Implementierungsaufwände geben.

Nach der IST Erhebung und der Festlegung des Digitalisierungsbedarfs wird die SOLL-IT Landkarte einwickelt. Primär überlegt man zunächst weiterhin in Form von Modulen und dann erst in Form von konkreten Software-Lösungen.
Nach der Festlegung der SOLL-Module erfolgt dann auf Basis der IT-Prämissen die HR-IT Strategie mit der Simulation von IT-Szenarien.
Wie das genau erfolgt lesen Sie in diesem Blog.

Nachdem wir im letzten Blog bereits über die Vorgehensweise zur Erarbeitung einer HR-IT-Strategie sprachen sowie die IST-Erhebung der HR-IT Landkarte definiert haben, widmen wir uns in diesem Blog dem künftigen Digitalisierungsbedarf sowie den IT-Prämissen, die Rahmenbedingungen bilden zur künftigen Software-Landschaft.
Lesen Sie hier wie der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird und welche IT-Prämissen relevant sind.

Zur Identifizierung der aktuellen HR-IT Landkarte bedarf es drei wesentlicher Faktoren:
Aktuelle HR-Software-Anwendungen inkl. der jeweiligen genutzten Module inkl. der Angabe für MSS- oder ESS-Szenarien
Aktuelle Lizenzkosten (Miete/Wartung etc.) sowie ggf. Hostingkosten
Aktuelle Schnittstellen zu Subsystemen mit entsprechendem Datenfluss
Dieses Schaubild wird für alle Standorte/Gesellschaften/Länder dargestellt.