Vorteile der Digitalisierung - Qualitätssteigerung - am Beispiel der Neueinstellung

Viele Unternehmen richten den Fokus Ihrer Digitalisierung auf die Effizienzsteigerung. Mit Einführung bzw. Digitalisierung von Prozessen werden automatisch Kostensenkungsgedanken impliziert. Viel wichtiger, meiner Meinung nach, ist allerdings die Qualitätssteigerung der Prozesse. Qualitätssteigerung in diesem Fall als Ergebnisqualität. 

Anhand des Prozesses Neueinstellung möchten wir Ihnen zeigen, wie sich die Ergebnisqualität im Rahmen einer Digitalisierung verändert. Doch zunächst - was bedeutet Ergebnisqualität? Ergebnisqualität ist die Qualität des erzeugten Ergebnisses. Betrachten wir zunächst den Teilprozess ab der Entscheidung für den Bewerber bis zur finalen Vertragsunterschrift mit Information an alle Beteiligten. In diesem Fall sind die Ergebnisse wie folgt:

- korrekte Personalanforderung (Einstellungsmitteilung)

- korrekte Betriebsratsanhörung (Personalrat/MAV)

- korrekter Arbeitsvertrag

- korrekte Mitteilung an Dritte

Mit korrekt meinen wir die gepflegten Daten, wie Eintrittsdatum, Befristungsdatum, Namen, Vornamen, Adresse, Konditionen etc.

Für den Teilprozess der Neueinstellung fallen voraussichtlich folgende Arbeitsschritte an:

  1. Anschreiben wegen unvollständiger Einstellungsunterlagen
  2. Personalmeldung (Eintrittsmeldung seitens der Führungskraft)
  3. Betriebsratsanhörung  (MAV/Personalrat)
  4. Arbeitsvertrag inkl. Anlagen
  5. Anschreiben wegen unvollständiger Abrechnungsunterlagen
  6. Mitteilung für betriebsärztliche Untersuchung
  7. Laufzettel für Eintritt
  8. Mitteilung an Dritte (z.B. Info an Zeitwirtschafts-Sachbearbeitung, an IT, an Verwaltung etc.)

 

Alle Arbeitsschritte werden per Word-Dokument erstellt und per Email an Beteiligte weitergeleitet - ggf. werden Informationen direkt per Outlook - also Email - an zuständige Personen verschickt. Bis zu 8x werden in dem Fall Daten immer wieder erfasst. 

Entweder die einzelnen Dokumente werden im 4-Augen-Prinzip kontrolliert, was sehr aufwändig ist und in der Regel eher nicht durchgegeführt wird. Oder die Dokumente bergen die Gefahr, dass Fehler entstehen. Namen werden falsch geschrieben, Eintrittsdaten sind nicht korrekt, Konditionen sind falsch. Viel schlimmer ist noch, dass ein Dokument korrekt sein könnte und das nächste weicht ab. Also gibt es auch Unstimmigkeiten im Informationsfluss. Häufig werden diese Daten in weiteren Systemen genutzt - also manuell erfasst. Am Ende sind im gleichen Unternehmen zum selben Mitarbeitenden unterschiedliche Informationen vorhanden, unanbhängig davon, wie ineffizient dies ist.

Digitalisiert man diesen Teilplrozess, so ist das Ziel, dass die Daten einmal erfasst werden. Ganz zu Beginn - möglicherweise seitens der Führungskraft - erfolgt die Einstellungsmitteilung. Hier werden alle Informationen im System hinterlegt. Idealerweise mit Auswahltabellen für Kostentellen, Eingruppierungen etc. so dass wenig Abweichungen möglich sind.

Die weiteren Schritte sind Folgeprozesse der ersten Datenerfassung. Der Prozess sieht dann wie folgt aus:

  1. Anschreiben wegen unvollständiger Einstellungsunterlagen aus dem Recruitingsystem generieren
  2. Personalmeldung (Eintrittsmeldung seitens der Führungskraft) - aus dem Recruitingsystem oder das Rec-System übermittelt Daten an ein Personalmanagementsystem/Modul - hier kann die Führungskraft die weiteren Daten komplettieren, weiterleiten per Workflow an Personal.
  3. Betriebsratsanhörung  (MAV/Personalrat) - Verifizierung der Daten ggf. Komplettierung - Workflow weiterleiten 
  4. Arbeitsvertrag inkl. Anlagen - Dokument wird aus dem System generiert - vorhrandene Daten werden angedruckt
  5. Anschreiben wegen unvollständiger Abrechnungsunterlagen - Dokument wird aus dem System generiert - vorhrandene Daten werden angedruckt
  6. Mitteilung für betriebsärztliche Untersuchung - Workflow starten aus dem System - Daten sind komplett vorharnden und werden übermittelt
  7. Laufzettel für Eintritt - Workflow starten aus dem System - Daten sind komplett vorharnden und werden übermittelt
  8. Mitteilung an Dritte (z.B. Info an Zeitwirtschafts-Sachbearbeitung, an IT, an Verwaltung etc.) - Workflow starten aus dem System - Daten sind komplett vorharnden und werden übermittelt
 
 
 
 

 

Die Konsequenz der Digitalisierung ist, dass die Daten einmal erfasst werden und im Folgenden nur noch vorhandene Daten genutzt werden. Somit steigert sich die Ergebnisqualität immens. Sollte man anfangs Fehler bei der Datenerfassung machen, können diese in den weiteren 8 Schritten erkannt und behoben werden. Ist die Datenerfassung anfangs korrekt - dann sind auch sämtliche weitere Unterlagen und Informationen korrekt. Insbesondere im Rahmen von Vertragskonditionen, Entgelt etc muss dann nur beim ersten Schritt ein 4-Augen-Prinzip erfolgen. Sicher hat dies auch einen Einfluss auf die Effizienz.

Da viele Unternehmen das 4-Augen-Prinzip allerdings gar nicht erst anwenden und somit dann die Zeiteinsparung rein auf der reduzierten Mehrfacherfassung liegt, halten wir den Punkt der Qualitätssteigerung umso wichtiger. 

Ihr HR|next Team

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