Der Prozess des Outsourcings bzw. Outtaskings gliedert sich in folgende Teilschritte:
- Festlegen welche Aufgaben/Prozesse fremd vergeben werden sollen
- Ermittlung der derzeitigen eigenen Kosten zwecks späteren Vergleiches mit externen Angeboten
- Genaue Beschreibung der zu delegierenden Aufgaben (Erstellung Lastenheft)
- Festlegen der in Frage kommenden, potenziellen Dienstleister
- Angebotsauswertung / Kosten-Nutzen-Berechnung sowie die Betrachtung weiterer Einflussfaktoren
- To-Dos für die erfolgreiche Gestaltung des Outsourcings
Grundsätzlich kann ein Outsourcing/Outtasking im HR-Bereich für viele Themen in Frage kommen: Angefangen beim bloßen Einscannen von Bewerbungsmappen über die Erstellung von Arbeitszeugnissen bis hin zum operativen Personalmanagement, inkl. kompletter Briefkorrespondenz, der Zeitwirtschaftspflege oder dem Outsourcing der kompletten Payroll.
Wichtig ist zunächst, zwischen IT-Outsourcing und Outsourcing von Managed Services zu unterscheiden.
Für das Outsourcen von IT gibt es zwei Szenarien:
- Szenario 1: Die aktuelle HR-IT, die derzeit auf den firmeneigenen Servern läuft, wird in ein externes Rechenzentrum überführt.
Das hat zur Folge, dass einfach nur "das Blech" von einem Standort zu einem anderen Standort verlagert wird. Intern entfallen somit die (bzw. Teile der) Update-Pflege für die Server sowie die eigenen reinen Betriebskosten. Der Outsourcing-Dienstleister veranschlagt im Gegenzug hierfür seine Kosten über das Pricing. Die bestehenden HR-IT-Lizenzen bleiben erhalten. Eine Datenmigration oder erneute Systemeinrichtung ist nicht erforderlich. - Szenario 2: Die derzeitige HR-IT wird in ein Rechenzentrum migriert. Das bedeutet, dass ein Dienstleister in seinem Rechenzentrum die Nutzung des entsprechenden HR-Systems anbietet, dass er gleichzeitig für diverse Mandanten betreibt. So reduzieren sich für den Anbieter die Kosten der Systembetreuung (Beispiel: anstelle eines Updates pro Kunde führt er ein Update für alle Kunden zeitglich durch). Der Dienstleister bietet hier also die Hard- und die Software für einen monatlichen Preis pro Mitarbeitenden an. Zur Nutzung ist somit eine Migration der Daten und eine erneute Systemeinrichtung erforderlich. Die Wartungsverträge für die bisherigen, internen HR-IT-Lizenzen können gekündigt werden (Kosten entfallen). Allerdings können diese Lizenzen dann auch verloren gehen (da sie sich nicht in Form von Rechenzentrumslizenzen beim Dienstleister überführen lassen). Wer in seiner Software also viel im Customizing oder auch Mitarbeiter- bzw. Führungskräfte-Self-Service eingestellt hat, wird diese Einstellungen komplett nochmals nachbauen müssen - in aller Regel gegen Entgelt.
Outsourcing von Managed Services:
Managed Services nennt man die Tätigkeiten, die innerhalb der betroffenen Prozesse ausgeführt werden. Also quasi operative Arbeiten. Grundsätzlich kann man Teilaufgaben auslagern, so wie z.B. das Einscannen von Bewerbungsmappen oder auch den gesamten Prozess, wie beispielsweise das komplette Bewerbermanagement. Managed Services können auch auf den eigenen Systemen vorgenommen werden, in dem man dem Dienstleister Zugriff auf die eigene HR-IT-Landschaft gewährt oder aber sie erfolgen über das System/Rechenzentrum des Dienstleisters bzw. das Rechenzentrum eines Dritten im Auftrag des Kunden.