Prozessoptimierung

Die Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet alle Methoden und Maßnahmen zur Verbesserung von Ablaufprozessen in Unternehmen. Dabei fokussieren wir uns auf vier Untersuchungsmerkmale: Effizienz, Effektivität, Qualität und Service. Im Bereich Prozesse informieren wir über Best-Practice Prozesse, über Prozesslandkarten, über Prozesssteckbriefe und über Kennzahlen.

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Prozessoptimierung

Die Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet alle Methoden und Maßnahmen zur Verbesserung von Ablaufprozessen in Unternehmen. Dabei fokussieren wir uns auf vier Untersuchungsmerkmale: Effizienz, Effektivität, Qualität und Service. Im Bereich Prozesse informieren wir über Best-Practice Prozesse, über Prozesslandkarten, über Prozesssteckbriefe und über Kennzahlen.

HR-Prozesse sind per se schon hoch komplex und erfordern Fachexperten. Erhöht sich die Komplexität aufgrund unterschiedlicher Tarifverträge, Betriebsübernahmen oder verschiedener Gesellschaftsstrukturen, so wird es teilweise unmöglich, Mitarbeitende zu finden, die diese große Herausforderung bestreiten. Wachsen dann noch die Aufgaben oder brechen diese weg aufgrund von Urlaub, Krankheit oder sogar Kündigung, steigt der Druck immens.
Wie können komplexe Prozesse wieder delegierbar werden? Wie kann das Kopfwissen der Experten als Grundlage dienen, um Komplexität in einfache Prozesse zu brechen?
Kennen Sie das auch? Die Wunschliste offener Digitalisierungsthemen ist bei HR oftmals riesengroß.
Mindestens genauso groß wie das notwendige Budget, das jedoch vielleicht just mal wieder eine Kürzung hinnehmen musste.
Ein Großteil der Arbeitsentlastungen im Bereich der Digitalisierung basiert auf Self-Services, so wie es z.B. auch beim Online-Banking im Bankenbereich bereits erfolgreich umgesetzt worden ist. Lassen sich denn solche Führungskräfte und Mitarbeiter-Self-Services auch mit geringem Budget realisieren?
Wer Land unter ist, der braucht sofort Hilfe und weniger große strategische Einsparkonzepte.
In vielen Fällen hilft es auch einfach, einen Blick direkt auf den Schreibtisch des Sachbearbeitenden zu werfen, um mit wenig Aufwand bereits etwas Abhilfe zu schaffen.
Lesen Sie in diesem kurzen Blog, wie Quick Wins kurzfristig ermittelt werden.
Operative Ablaufprozesse unterliegen stetigen Änderungen. Sei es, dass Gesetzesänderungen weitere Prüfschritte notwendig machen, Tarifänderungen berücksichtigt werden müssen oder Unternehmensvorgaben sich ändern. Ein bereits qualitätsgesicherter Ablaufprozess wird geändert und sollte an alle ausführenden Beteiligten kommuniziert werden. Doch mit der Kommunikation ist es nicht getan. In der täglichen Arbeit müssen die neuen bzw. geänderten Arbeitsschritte auch gelebt werden.
Wie können Prozessvorgaben den Sachbearbeitern so übermittelt werden, dass mit sofortiger Wirkung jede betroffene Person über das Know-How verfügt und die Änderungen auch korrekt durchführt? Am Beispiel einer Vertragsverlängerung zeigen wir die Vorteile von eplas.HR ProcessMaster.
Der Krankenstand ist auf einem Rekordhoch. Viele Mitarbeitende fallen aus, was zu einer hohen Belastung der Kolleg*innen führt. Gilt es doch zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Doch ist es nicht nur die Mehrarbeit, die zu schaffen macht, sondern die Komplexität der Vertretung selbst. In vielen Personalabteilungen ist die Arbeit mittlerweile so vielfältig geworden, dass beinahe jede Sachbearbeitung eigene Spezialfälle hat bzw. Zielgruppen bearbeitet, die unterschiedliche Regelungen oder Tarifwerke beinhalten. Eine Harmonisierung der Prozesse ist dabei ein langwieriger Prozess der mit Zustimmung des Betriebsrats erfolgt und kurzfristig keine Erleichterung schafft.
Doch wie erleichtert man die Vertretung für die Sachbearbeitung? Mit welchen Hilfsmitteln schafft man Transparenz im Prozess und Entlastung im Team?
HR-Prozesse durchlaufen etliche Arbeitsschritte mit vielen Beteiligten. Dabei spielt häufig auch die Schnittstelle zwischen Business Partner und Administration eine wichtige Rolle. Sind es doch die Business Partner, die der Administration viele Inhalte vorgeben. Die Übergabe kann allerdings holprig sein, denn sie erfolgt via manuelle Checkliste, E-Mail, telefonisch oder sogar als abendliche Notiz auf dem Schreibtisch. Fehlende Informationen und unleserliche Schrift frustrieren da so manchen Sachbearbeitenden.
Wie können Vorgangs-Vorgaben so übergeben werden, dass die Qualität des Prozesses sichergestellt und alle Beteiligten Spaß an der Zusammenarbeit haben?
Mit Einführung des elektronischen Attests wurde der Aufwand in der Personalabteilung um ein Vielfaches erhöht.
Beinahe alle Personalabteilungen haben brav den komplizierten „digitalen“ Prozess aufwändig eingeführt und leiden teilweise noch heute an holprigen Schnittstellen.
Doch es geht auch anders. Lassen Sie sich überraschen, wie schnell und ohne Aufwand Ihre Personalabteilung von heute auf morgen viel Zeit sparen kann.
Der Bereich Personalbetreuung spielt im HR-Bereich eine große Rolle. Widerspiegelt sich doch hier in großem Maße der Service Level der Personalabteilung. Abhängig vom Service Level bemisst sich dann auch die Personaldecke, die bereitgestellt werden muss. Und genau da beginnt das Problem. HR-Experten zu finden ist schwierig. Umso wichtiger ist es, dass die vorhandenen HR-Experten effektiv arbeiten können.
Die Personalbetreuung gliedern wir in eine strategische und eine operative Betreuung. Die operative Betreuung orientiert sich an der Abwicklung der Prozesse. Die strategische Betreuung berücksichtigt den Mitarbeitenden im Mittelpunkt des Unternehmens und deren Einsatz bzw. Wertschöpfung.
Im Rahmen der operativen Personalbetreuung spielt die Qualität eine große Rolle, denn das prägt das Image der Personalabteilung. Wer mag schon gerne von der Geschäftsführung im Rahmen der Unterschriften auf Fehler in Arbeitsverträgen hingewiesen werden.
Welche Kennzahlen helfen uns die administrativen Prozesse der Personalbetreuung zu überprüfen?

HR-Kennzahlen Recruiting

Die Welt sucht händeringend nach Fachkräften. Jedes Unternehmen prüft, wie es seine Arbeitgeberattraktivität erhöhen kann und seine Recruiting Prozesse optimiert, um dem Wettbewerb ein Schnäppchen zu schlagen.
Wie misst man seinen Recruiting Erfolg? Wie kann ich erkennen, dass meine Optimierungsmaßnahmen greifen. Welche Kennzahlen sind dabei wichtig?

HR-Prozesse messbar machen

In unserer August Blog-Reihe widmen wir uns verstärkt dem Personalcontrolling – insbesondere der Messbarkeit von Prozessen.
Wie misst man HR-Prozesse? Welche Kennzahlen gibt es? Und weshalb sollte man dies überhaupt tun? Genau auf die Fragen wollen wir antworten. In unserem ersten Blog vertiefen wir die Dimensionalität der Messbarkeit, um in weiteren Blogs konkrete Beispiele für den Bereich Recruiting, Talent sowie Entgelt zu benennen.
Viel Spaß beim Lesen.
Leider findet sich in den meisten HR-Software-Anwendungen kein Best-Practice Prozess für den Antrag und Genehmigung der Nebentätigkeit. Schade eigentlich, denn der Prozess ist ganz einfach umsetzbar. Fragen Sie Ihren Dienstleister einfach, ob eine zusätzliche Maske bzw. ein paar zusätzliche Felder ergänzt werden können, nutzen Sie unseren Best-Practice Prozess und starten Sie mit dem Self-Service-Prozess.
In beinahe jedem Unternehmen existiert der Prozess Personalanforderung für Neueinstellungen oder Personalveränderungen. Und in beinahe jedem Unternehmen ist es ein hoch komplexer Prozess, der es beinahe unmöglich macht, ihn zu digitalisieren. Umso wichtiger ist die Prozessoptimierung vor der Digitalisierung. In unserem Blog stellen wir den Best-Practice Prozess vor.
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